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Pflichtenheft zur Durchführung der AV und der Sportgala

 

 

Die nachfolgenden Punkte sind wegweisend für die Durchführung der Abgeordneten Versammlung des SKS und des Gala Abend mit Sportlerehrung.

 

Allgemeines

 

An der Abgeordnetenversammlung nehmen zirka 120 bis 140 Personen teil.

An der Sportlerehrung werden je nach Sportler und Unterhaltung ca. 400 Personen erwartet.

Der SKS übergibt nach Möglichkeit den Anlass einem Unterverband zur Ausführung. Es sollen bei der Vergabe alle Regionen des Kantons Schwyz abwechslungsweise berücksichtigt werden.

Der SKS-Ausschuss oder eine Delegation kann an den Sitzungen zwecks Koordination und Organisationsablauf  teilnehmen. Der SKS-Präsident wird durch das OK regelmässig über den Organisationsstand informiert.

 

Ablauf

 

Das Tagungsprogramm sieht (in Absprache mit dem OK) immer denselben Rahmen vor:

Das Unterhaltungsprogramm kann das OK in Absprache mit dem SKS selbst gestalten. Es ist ein Mix zwischen den offiziellen Ehrungen und einem Unterhaltungsprogramm.

Der Gala Abend steht unter der Leitung des OK in Zusammenarbeit mit dem Ausschuss.

Die Ehrungen der Sportler werden durch den SKS in Zusammenarbeit mit dem Conférencier des OK ausgeführt.

Für Parkordnung und Einweispersonal ist das OK zuständig. Ebenso für die gesetzliche Eingabe für die Bewilligung der Anlassverlängerung.

 

Finanzen

 

Der SKS beteiligt sich in der Regel per Saldo mit Fr. 5‘500.--, daraus werden das Nachtessen (ohne Getränke) und der Apéro des Vorstandes SKS, der Ehrenmitglieder SKS, der Abgeordneten und der Gäste des SKS beglichen. Für den Vorstandsausschuss und die Ehrenmitglieder ist ein separater Tisch zu reservieren. Getränke für Ausschuss und Ehrenmitglieder und vom Ausschuss speziell definierte Gäste gehen zu Lasten der Verbandskasse.

Der Reingewinn des Anlasses steht dem veranstaltenden Verein zur Verfügung.

 

Festführer

 

Ein gediegener Festführer wird vom OK hergestellt. Dieser soll Folgendes enthalten:

 

  • Vorwort des Präsidenten des SKS
  • Ewigen-Liste der Geehrten
  • OK
  • Ausschuss
  • Tagesprogramm
  • Die Geehrten mit Leistungsausweis und Foto

 

Der Festführer wird in einer Auflage von  jeweils 500 Stück gedruckt.

4 ½ Wochen vor AV: Auslieferung des Programmheftes an das Sekretariat.

Als Vorlage für den Festführer und das Tagesprogramm können die Ausgaben der vorherigen Veranstaltungen verwendet werden.

 

Termine

 

Es sind die nachfolgenden Termine zwingend einzuhalten:

Kommission Schwyzer Sportlerwahlen:

 

Bis 1. Woche November: Eingabe der Nominationen (Stichdatum festlegen)

Bis Mitte November: Kommissionssitzung Sichtung der Nominationen

Bis spätestens 2. Woche Januar: Wahl der Schwyzer Sportler, Sportlerin, Mannschaft, Sportverdienstpreis, eventuell Spezialauszeichnungen

 

Sekretär:

  • Bis anfangs  Februar Einladungsbriefe an Sportler, Sportlerin, Mannschaft, Sportverdienst, Nachwuchs, Wettbewerbsgewinner, Spezialauszeichnungen
  • Mitte Februar: Einladung an Behörden, Organisator, Presse (1. Versand)
  • 4 Wochen vor AV: Einladungen an Vorstand, Verbände, Einzelmitglieder, Ehrenmitglieder, Kommissionen, Revisoren, Neuaufnahmen (mit Traktandenliste, Anmeldetalon, Jahresrechnung, Protokoll, Programmheft

 

OK-Gala-Abend:

  • 4 ½ Wochen vor AV: Auslieferung des Programmheftes an das Sekretariat 

 

Einladungen

 

Die Einladungen an die Teilnehmenden werden durch den SKS Ausschuss zugestellt.

Eingeladen werden, Vorstand SKS, Ehrenmitglieder SKS, Delegationen der Unterverbände und Einzelmitglieder  ca. 120 Personen, sie müssen sich für das Nachtessen jeweils anmelden.

Die Einladungen an spezielle Gäste des durchführenden Vereins (Sponsoren, Gönner, Ehrenmitglieder, Helfer usw.) werden für den Gala-Abend nach eigenem Ermessen des OK erfolgen.

Die eingeladenen Persönlichkeiten erhalten den Festführer mit der Einladung oder nach Eingang der Anmeldung zugestellt. Die Zustellung erfolgt durch das Sekretariat des SKS.

 

 

 

Aufgabenverteilung

 

Der Präsident

sendet dem OK:

  • Vorwort für den Festführer
  • Ehrentafel Schwyzersportler des Jahres (aktuelles Jahr und letzten Jahre)
  • Er organisiert die Präsente

 

  • Er lädt ein:
  • Alle Laudationäre persönlich
  • Folgendes OK, Delegation
  • Neuaufnahmen, Delegation

 

Kassierin

  • Stellt die Barpreise der Nachwuchssportler bereit
  • Organisiert die Glückwunschkärtli der Nachwuchssportler
  • Organisiert die Eingangs- und Ausgangskontrolle

 

Der Sekretär

 

meldet dem OK und dem Ausschuss wen er von Seiten des SKS eingeladen hat:

  • Alle Goldvreneligewinner (gemäss Adressliste der Abteilung Sport)
  • Nationalrat
  • Ständerat
  • Regierungsrat
  • Bezirksrat
  • Örtlicher Kantonsrat
  • Kantonsratspräsident
  • Gemeinderat (Präsident)
  • Ehrenmitglieder SKS
  • Alle Sportler-Innen die ausgezeichnet werden
  • Die Spezialpreisempfänger
  • Alle Personen des SKS (Ausschuss; Vorstand; Kommissionen; Revisoren)
  • Die Verbände und Einzelmitglieder
  • Die Medienvertreter

 

Der SKS Presseverantwortliche

Orientiert nach der Wahl alle Nominierten und alle, die Vorschläge eingereicht haben

Informiert nach der Wahl alle Gewählten und frägt diese um die Wahlannahme an.

Sendet dem OK die Foto und den Leistungsausweis der zu ehrenden.

 

Das OK

 

kann auch eigene Gäste einladen, z.B.:

  • Ehrenmitglieder
  • Mitglieder
  • Gönner
  • Sponsoren

 

Abschlussbestimmungen

 

Drei Monate nach dem Anlass muss zu Handen  des Vorstandes die Schlussrechnung zur Einsichtnahme vorgelegt werden. 

 

 

Dieses Pflichtenheft wurde im Vorstand SKS besprochen und vom Ausschuss SKS an der Sitzung in Rothenthurm, vom Montag, 24. Oktober 2011 genehmigt und es wird sofort in Kraft gesetzt.

 

Der Präsident:                                                                                Der Sekretär:                                                                  

Karl Heinzer                                                     Erhard Gick

 

 

 

Anhänge:
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