Pflichtenheft zur Durchführung der AV und der Gala
Die nachfolgenden Punkte sind wegweisend für die Durchführung der Abgeordnetenversammlung
des SKS und des Gala Abend mit Sportlerehrung.
Allgemeines
An der Abgeordnetenversammlung nehmen zirka 120 bis 140 Personen teil.
An der Sportlerehrung werden je nach Sportler und Unterhaltung ca. 400 Personen erwartet.
Der SKS übergibt nach Möglichkeit den Anlass einem Unterverband zur Ausführung. Es sollen bei
der Vergabe alle Regionen des Kantons Schwyz abwechslungsweise berücksichtigt werden.
Die SKS-Geschäftsleitung oder eine Delegation kann an den Sitzungen zwecks Koordination und
Organisationsablauf teilnehmen. Der SKS-Präsident wird durch das OK regelmässig über den Organisationsstand
informiert.
Ablauf
Das Tagungsprogramm sieht (in Absprache mit dem OK) immer denselben Rahmen vor:
15.00 Uhr AV 16.45 Uhr Nachtessen 18.15 Uhr Apéro 19.15 Uhr Beginn Sportler Gala-Abend
Das Unterhaltungsprogramm kann das OK in Absprache mit dem SKS selbst gestalten. Es ist ein Mix
zwischen den offiziellen Ehrungen und einem Unterhaltungsprogramm.
Der Gala Abend steht unter der Leitung des OK in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung des
SKS.
Die Ehrungen der Sportler werden durch den SKS in Zusammenarbeit mit dem Conférencier des OK
ausgeführt.
Für Parkordnung und Einweispersonal ist das OK zuständig. Ebenso für die gesetzliche Eingabe für
die Bewilligung der Anlassverlängerung.
Finanzen
Der SKS beteiligt sich in der Regel per Saldo mit Fr. 6000.–. Daraus werden das Nachtessen (ohne
Getränke) und der Apéro des Vorstandes SKS, der Ehrenmitglieder SKS, der Abgeordneten und der
Gäste des SKS beglichen.
Für die Geschäftsleitung und die Ehrenmitglieder ist ein separater Tisch zu reservieren. Getränke für
die Geschäftsleitung und die Ehrenmitglieder sowie speziell definierte Gäste während des Nachtessens
gehen zu Lasten der Verbandskasse.
Der Reingewinn des Anlasses steht dem veranstaltenden Verein zur Verfügung.
Festführer
Ein gediegener Festführer wird vom OK hergestellt. Dieser soll Folgendes enthalten: Vorwort des Präsidenten des SKS evtl. des OK-Präsidenten Ewigen-Liste der Geehrten (der letzten 10 Jahre) OK Geschäftsleitung SKS Tagesprogramm Die Geehrten mit Leistungsausweis und Foto
Der Festführer wird in einer Auflage von jeweils 500 Stück gedruckt.
3 Wochen vor AV: Auslieferung des Programmheftes an das Sekretariat.
Als Vorlage für den Festführer und das Tagesprogramm können die Ausgaben der vorherigen Veranstaltungen
verwendet werden.
Termine
Es sind die nachfolgenden Termine zwingend einzuhalten:
Kommission Schwyzer Sportlerwahlen: 20. September Versand Briefe Einladung zu den Sportlerwahlen an Vorstand, Verbände,
Einzelmitglieder, Presse. Bis 31 Oktober: Eingabe der Nominationen (Stichdatum festlegen) Bis Mitte November: Kommissionssitzung Sichtung der Nominationen Mitte November bis Mitte Dezember Abstimmung in den Schwyzer Medien und Internet Bis spätestens 2. Woche Januar: Wahl der Schwyzer Sportler, Sportlerin, Mannschaft,
Sportverdienstpreis, eventuell Spezialauszeichnungen
Sekretär: 2. Hälfte Januar: Einladungsbrief an Goldvreneligewinner Bis Anfang Februar Einladungsbriefe an Sportler, Sportlerin, Mannschaft, Sportverdienst,
Nachwuchs, Wettbewerbsgewinner, Spezialauszeichnungen Mitte Februar: Einladung an Behörden, Organisator, Presse (1. Versand) 4 Wochen vor AV: Einladungen an Vorstand, Verbände, Einzelmitglieder, Ehrenmitglieder,
Kommissionen, Revisoren, Neuaufnahmen (mit Traktandenliste, Anmeldetalon,
Jahresrechnung, Protokoll, Programmheft)
OK-Gala-Abend:
3 Wochen vor AV: Auslieferung des Programmheftes an das Sekretariat
Einladungen
Die Einladungen an die Teilnehmenden werden durch den SKS Geschäftsleitung zugestellt.
Eingeladen werden Vorstand SKS, Ehrenmitglieder SKS, Delegationen der Unterverbände und Einzelmitglieder
ca. 120 Personen, sie müssen sich für das Nachtessen jeweils anmelden.
Die Einladungen an spezielle Gäste des durchführenden Vereins (Sponsoren, Gönner, Ehrenmitglieder,
Helfer usw.) werden für den Gala-Abend nach eigenem Ermessen des OKs erfolgen.
Die eingeladenen Persönlichkeiten erhalten den Festführer mit der Einladung oder nach Eingang
der Anmeldung zugestellt. Die Zustellung erfolgt durch das Sekretariat des SKS.
Aufgabenverteilung
Der Präsident
sendet dem OK: Vorwort für den Festführer Ehrentafel Schwyzersportler des Jahres (aktuelles Jahr und letzten Jahre) Er organisiert die Präsente
Er lädt ein: Alle Laudationäre persönlich Folgendes OK, Delegation Delegation
Kassierin Stellt die Barpreise der Nachwuchssportler bereit Organisiert die Glückwunschkärtli der Nachwuchssportler Organisiert die Eingangs- und Ausgangskontrolle
Der Sekretär
meldet dem OK und der Geschäftsleitung wen er von Seiten des SKS eingeladen hat: Alle Goldvreneligewinner (gemäss Adressliste der Abteilung Sport) Nationalrat Ständerat Regierungsrat Bezirksrat Örtlicher Kantonsrat Kantonsratspräsident Gemeinderat (Präsident) Ehrenmitglieder SKS Alle Sportler und Sportlerinnen, die ausgezeichnet werden Die Spezialpreisempfänger Alle Personen des SKS (Geschäftsleitung, Vorstand, Kommissionen, Revisoren) Die Verbände und Einzelmitglieder, und Neuaufnahmen Die Medienvertreter
Der SKS Presseverantwortliche Orientiert nach der Wahl alle Nominierten und alle, die Vorschläge eingereicht haben Informiert nach der Wahl alle Gewählten und frägt diese um die Wahlannahme an. Sendet dem OK die Foto und den Leistungsausweis der zu Ehrenden.
Das OK
kann auch eigene Gäste einladen, z.B.: Ehrenmitglieder Mitglieder Gönner Sponsoren
Abschlussbestimmungen
Drei Monate nach dem Anlass muss zu Handen des Vorstandes die Schlussrechnung zur Einsichtnahme
vorgelegt werden.
Dieses Pflichtenheft wurde im Vorstand SKS besprochen und vom Ausschuss SKS an der Sitzung in
Rothenthurm, vom Montag, 24. Oktober 2011 genehmigt und es wird sofort in Kraft gesetzt.
der Präsident: der Sekretär:
sig. Karl Heinzer sig. Erhard Gick
Pflichtenheft Abgeordnetenversammlung